軽貨物の業務記録とは｜記録する項目と保存の考え方

配送の仕事を終えて帰宅したあと、「今日は何時に出て、どこで休憩して、何km走ったか」を毎日記録していますか。令和7年（2025年）4月から、軽貨物の事業者には、こうした業務の記録を作成し、保存することが、法令上の義務になりました。一人で働く個人事業主も対象です。

この記事では、業務記録に書く項目、荷待ちや荷役作業があった日の書き方、1日分の記録の仮の例、保存の期間と方法、勤務時間の管理への使い方、事故記録・点呼記録との違いを、国土交通省が公表しているよくある質問（FAQ）とリーフレットをもとに整理します。

業務記録とは

国土交通省のFAQでは、業務記録を「事業用自動車の運転者等の業務について、業務の日時や開始・終了・経過地点、休憩などを運転者毎に記録したもの」と説明し、一般的には「日報」と呼ばれることもあるとしています。

記録の目的は、書類をそろえること自体ではありません。いつ、どこで、どれだけ働いたかを残しておくことで、働きすぎや無理な運行に自分で気づけるようにし、事故が起きたときには、原因を振り返る手がかりにすることにあります。

業務記録の作成は、軽貨物の事故の増加を受けて、令和7年4月から強化された安全対策のひとつです。リーフレットでは、一人で事業を行っている場合でも、自ら安全対策を実施する必要があると明記されています。バイク便の事業者は、新たに適用されるのは、事故記録の保存と国土交通大臣への事故報告で、業務記録は対象外とされています。安全対策全体を管理する役割は貨物軽自動車安全管理者とはで説明しています。

業務記録に書く項目

FAQでは、業務記録に次の事項の記録が必要とされています。毎日書く基本の項目と、該当する日だけ書く項目に分けて整理します。

毎日書く基本の項目

項目	書き方の例
運転者等の氏名	自分の氏名
車両番号	乗務した車のナンバー
業務の開始・終了の地点、日時	出発した場所と時刻、帰着した場所と時刻
主な経過地点	配送センターや、主な配送エリア
業務に従事した距離	開始時と終了時のメーターから算出
休憩・睡眠をした地点、日時	休憩を取った場所と時刻

業務を他の運転者と交替した場合は、その地点と日時も記録します。

該当する日に書く項目

場面	記録する内容（FAQ）
荷主の都合で、集貨・配達の地点で30分以上待機した	集貨地点等、荷主から指定された到着日時（指定された場合）、到着した日時、積込み・取卸し（荷役作業）の開始・終了日時、荷造り・仕分けなどの附帯業務を行った場合はその開始・終了日時、集貨地点等からの出発日時
荷役作業や附帯業務を実施した（契約書に明記されている場合は、1時間以上のときに限る）	集貨地点等、荷役作業等の開始・終了日時、作業の内容、集貨地点等・日時・内容について荷主の確認を得られたか否か
人身事故、物損事故、国土交通大臣への提出が必要な事故、著しい運行の遅延などが起きた	その概要と要因

荷待ちや荷役作業の記録は、仕事の実態を残す意味もあります。待機が多い取引先との条件を見直すときの材料にもなります。

1日分の記録の例（仮）

次の表は、書き方をイメージするための、仮の記録です。様式は決まっていないため、必要な項目がそろっていれば、表計算ソフトやアプリでも構いません。国土交通省のページには、業務記録の様式例が公開されています。

項目（すべて仮）	記録の例
運転者等の氏名	山田 太郎
車両番号	（ナンバープレートの番号）
業務の開始（地点・日時）	自宅の車庫、8時00分
業務の終了（地点・日時）	自宅の車庫、19時10分
主な経過地点	○○配送センター、△△エリア
業務に従事した距離	開始時のメーター 45,210km、終了時 45,284km → 74km
休憩	12時00分〜12時40分、△△公園の駐車場
荷待ち（荷主の都合で30分以上）	○○配送センター。指定の到着日時 10時00分、到着 10時15分、荷役作業の開始 10時50分、終了 11時10分、出発 11時20分
異常の有無	なし

この仮の例では、到着（10時15分）から荷役作業の開始（10時50分）まで35分かかっているため、30分以上の待機として、荷待ちの内容を記録する例にしています。書き忘れを防ぐため、待機が始まった時刻は、その場でメモしておきましょう。

いつ書き、どう保存するか

作成のタイミング

FAQでは、業務記録は、業務が終了するごとに作成するよう努めることとされています。休憩時間や集荷時間などは、その都度記載することで、業務の実態を正しく記録できると説明されています。1週間分をまとめて思い出しながら書くのではなく、休憩のたびにメモを残し、帰着後に整える流れが現実的です。

保存の期間と方法

保存期間は1年間です。記録・保存は、書面でも電磁的方法でもよく、FAQでは、電磁的方法として、パソコンやスマートフォンの利用が挙げられています。国土交通省のウェブサイトでは、業務記録の様式例が公開されているので、まずはそれを使って始めるのも一つの方法です。

業務記録アプリや表計算ソフトを使う場合は、上記の必要項目がすべて入力できるか、1年間データを確実に残せるか、スマートフォンの故障や機種変更でデータが消えないかを確認しておきましょう。委託元の配送アプリに記録が残る場合も、必要項目がそろっているかは、自分で確かめる必要があります。

業務記録を、勤務時間の管理に使う

業務記録は、勤務時間の基準を守っているかを確かめる道具にもなります。国土交通省のFAQでは、拘束時間、休息期間、合計運転時間について、運行の計画を立てる際に、業務記録を参照して、基準を超えた勤務時間になっていないかを確認するよう説明されています。連続運転時間については、運行の計画を立てる際に、あらかじめ休憩をとる時間を設定するとされています。

項目	国土交通省が示す基準（FAQ）
1年・1か月の拘束時間	1年に3,300時間以内、1か月に284時間以内
1日の拘束時間	13時間以内（上限15時間、14時間超は週2回までが目安）
1日の休息期間	継続11時間以上与えるよう努めることを基本とし、9時間を下回らない
合計運転時間	2日平均で1日9時間以内、2週平均で1週44時間以内
連続運転時間	4時間以内。運転の中断時には、1回おおむね連続10分以上、合計30分以上の休憩が必要

たとえば、1日の拘束時間を10.5時間（仮）として、月に25日働くと、拘束時間は月262.5時間（仮）です。1か月の基準の284時間以内に収まっています。一人で事業をしていると、仕事が立て込んだ時期に働きすぎていても気づきにくいものです。業務記録を週や月の単位で見返し、拘束時間が長くなっていないかを確認する習慣をつけましょう。拘束時間などの詳しい数え方は、厚生労働省の基準で確認してください。運賃を決めるときの働ける時間の考え方は運賃料金設定届出書とはで説明しています。

事故記録・点呼記録・台帳との違い

業務記録とあわせて、軽貨物の事業者が作る主な記録は、次のとおりです。保存期間がそれぞれ違うので注意してください。

記録	作るとき	保存期間・保存先（FAQ）
業務記録	業務ごと	1年間
点呼記録	乗務の前後	1年間
事故記録	事故が発生したとき	3年間。当該事業用自動車の運行を管理する営業所で保存
貨物軽自動車運転者等台帳	運転者ごとに作成。特別な指導と適性診断の状況を記載	運転者でなくなったときは、その年月日と理由を記載して、3年間保存

FAQでは、事故記録には、乗務員等の氏名、事業用自動車の車両番号、事故の発生日時と場所、事故の当事者（乗務員等を除く）の氏名、事故の概要（損害の程度を含む）、事故の原因、再発防止対策を記録するとされています。

死者や重傷者を生じた事故など、報告が必要な事故があった場合は、事故があった日から30日以内に、使用の本拠の位置を管轄する運輸支局等に、自動車事故報告書を提出します。また、2人以上の死者を生じた事故など、一定の事故は、24時間以内に、できるだけ速やかに、電話などで運輸支局等に報告する必要があります。この報告は、令和7年4月以降に引き起こした事故が対象です。事故の際の連絡や流れは軽貨物で事故が起きたらで説明しています。

また、初めて乗務する前などには、適性診断の受診も必要です。診断の受け方は軽貨物ドライバーの適性診断を参考にしてください。

よくある質問

委託先に日報を提出していれば、それで足りますか？

業務記録の作成と保存は、貨物軽自動車運送事業者である自分自身の義務です。委託先に出している日報やアプリの記録が、必要項目を満たし、自分でも1年間保存できる状態になっているかを確認してください。項目が足りない場合は、自分の記録で補います。

経過地点は、どこまで細かく書けばよいですか？

FAQで求められているのは「主な経過地点」です。配送先を1件ずつ書くことまでは示されていませんが、どの程度の粒度で書くかに迷う場合は、運輸支局に確認すると安心です。

休みの日も、記録が必要ですか？

業務記録は、行った業務についての記録なので、業務をしていない日は、記録する内容がありません。ただし、プライベートで事業用の車を使った日の扱いなど、判断に迷うケースは、運輸支局に相談しましょう。

紙とスマートフォン、どちらで記録するのがよいですか？

FAQでは、書面または電磁的方法のどちらでもよいとされています。必要な項目がそろっていて、1年間確実に保存できる方法を選びます。スマートフォンを使う場合は、故障や機種変更でデータが消えないよう、バックアップを取っておくと安心です。

後でまとめて書いてもいいですか？

FAQでは、業務が終了するごとに作成するように努めることとされています。休憩時間や集荷時間などは、その都度記載することで、業務の実態を正しく記録できると説明されています。まとめて書くと、時刻や距離があいまいになりやすいため、避けましょう。

様式は、決まっていますか？

決まった様式はなく、FAQには、国土交通省のページで様式例が公開されていると書かれています。必要項目がそろっていれば、自分で作った様式でも構いません。

まとめ

軽貨物の業務記録は、運転者の氏名、車両番号、業務の開始・終了と休憩の日時・地点、主な経過地点、走行距離を毎回記録し、1年間保存するものです。荷待ちや荷役作業、事故などがあった日は、追加の項目も必要です。紙でもスマートフォンでも構わないので、業務が終わるたびに書く仕組みを、開業前に決めておきましょう。記録の範囲で判断に迷う点は、営業所を管轄する運輸支局に確認してください。

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